業務マニュアルの効果と種類

作成することによる効果

一口で言うと、業務マニュアルとは「ミッションを遂行する時に必要な手順書」となります。
良い品を持つことは、自社の仕事を円滑に進める上で、非常に重要なことと言えます。

では具体的に、マニュアルを作成することによる効果について、考えてみます。

• 作成する過程で、業務のムダ・ムラが明らかになる効果
• 新入社員研修や、人の異動時に効率良く業務を学べる効果
• その業務に詳しい人が退職してしまう際のリスクを軽減する効果
• 各々によってバラツキがあった業務ステップを統一し、能率を上げる効果

などが挙げられます。

ルールを策定し、可視化する

効果的に業務を進めること、手順や内容を共有し標準化することが、作成の目的でしょう。

品質の向上やスピードアップ、頻度や難易度が高い業務の内容を、
誰もが理解できるようにルール化することに、大きな意義があるのです。

誰でも仕事を遂行できるようルールが策定されていることが重要ですから、
その上でも「読みやすさ」や「理解しやすさ」が大切な要素となります。

例えばトラブルやクレームの対応方法なども、
理解しやすく誰でも読めば一様に対応できる、いわば説明書が、良いマニュアルと言えます。

逆に言うと、「読まれない」、「理解されない」、「誤解される」が役に立たないそれでしょう。
誰も読まない、新人に渡しても結局は先輩が口頭で指導する、
モノはあるが人によって仕事の仕方が異なる・・・

こうならないためにも、本当に効果のあるマニュアルを装備しておきたいたいものです。

また一口に業務マニュアルといっても、様々な種類があります。
次にその種類について、整理しておきたいと思います。