作成のポイント

業務マニュアル制作の流れ

このカテゴリーでは、制作のポイントについて考えてみたいと思います。
何を作るにしてもそうでしょうが、ポイントを押さえた上で、
計画性を持って段取り良く作業に取り組むことが重要になってきます。

まずは工程を明確にしておきましょう。
業務マニュアル作成の流れを確認しておくことも、重要なポイントです。
 

●対象ユーザーを考える
第一に対象ユーザーを明確にします。
誰のために存在するものなのかを、はっきりさせます。

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●作成する人員を確保する
次に人員を確保します。
どのくらいの規模で作成するのか、時間はどれくらい掛かるのか考えます。

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●業務を「見える化」する
業務内容を文章に書きだします。
私の場合、各部署へのヒアリングが欠かせませんでした。

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●実際に作成する
実際にマニュアルの作成に入ります。
ポイントをより分かりやすくまとめる方法を考えます。

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●関係者で内容を確認する
最後に作成したマニュアルを関係部署または関係者で確認し、
ようやく業務マニュアルが完成します。

役に立つマニュアルの条件に「作業目的と対象読者が明確である」ことがポイントとして挙げられます。
つまり対象ユーザーを明確にすることは、作業ポイントを明確にすることでもあります。
そして次の作業として 仕事内容の洗い出しや情報の精査が徹底的に行われ、
情報量が適切なマニュアルを作成することになります。

これには人員を確保して、業務を「見える化」することが重要なポイントとなります。
ポイントを外してしまうと大量のムダが発生し、なかなか完成には至りません。

理念や価値観を明示する

内容的には、ただ段取りだけが記載されているのではなく、
仕事内容の根幹となる理念や価値観が明示されていることも重要です。

人間は機械ではありません。
主旨や理念を理解してもらうことで、モチベーションが高まったり
責任感が芽生えたりするものです。

 「明快でわかりやすい文章」、「見やすく検索性の高いデザイン」
も心がけましょう。
どんなに内容が崇高であっても、
読みにくいマニュアルであると戦力は衰えます。

文章の内容面も含めて、作り終えたマニュアルを関係部署または関係者で確認します。
しっかりと客観性を持たせて、ポイントを掴みやすいものに仕上げましょう。